Total de visitas: 61138
|
Roteiro para Realização de Eventos
ROTEIRO DE ATIVIDADES PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO
• Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano, encontro de associados, reunião de diretoria ou representante, congresso, viagem, curso, seminário, entre outros)
• Analisar a viabilidade do evento
• Dimensionar o evento
• Estimar o número de participantes
• Analisar os possíveis locais
• Definir temas/conteúdo programático do evento
• Definir duração e data do evento
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, etc.)
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.)
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, etc.)
• Estimar custos e verificar disponibilidade de verba
• Buscar patrocínios e apoios
• Definir o cronograma de atividades
• Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas
• Realizar o telemarketing para atualizar de endereços e incentivar a participação
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.)
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.)
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.)
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento)
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos)
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções)
• Contratar atrações artísticas
• Contratar empresas de filmagem e fotografia
• Preparar o cerimonial do evento
• Preparar a ordem do dia
• Realizar cobranças e pagamentos
• Provisionar impostos a serem pagos
• Preparar anais do evento» Realizar a prestação de contas do evento
PRE-EVENTO
REGIÃO DO EVENTO
• Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
• Potencial da região para o sucesso do evento
• Reputação da região
• Apoio de autoridades
• Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
• Infra-estrutura local
• Capacidade hoteleira
• Meios de transporte
• Restaurantes
• Comunicações
• Segurança
• Atrações turísticas
LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:
• Convites impressos
• Número de acompanhantes por convidado
• Questionário de participação
• Telemarketing de confirmação
• Convite a diretores e chefes
• Ofícios e circulares
• Programação do evento
• Confirmação de conferencistas
• Definição de equipamentos necessários
TRAJE
• Definição do traje para o evento
CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
• Aviso sobre horários e locais
• Envio de programação
CONTRATO COM FORNECEDORES
• Existência de um contrato-padrão da empresa
DO TRANSPORTE
• Definição do meio de transporte, após questionário, de acordo com o número de participantes (incluindo a companhia aérea oficial, se necessário, e um ônibus, caso haja visita para outros locais fora do local onde o evento será realizado)
DOS EQUIPAMENTOS
• Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores, etc., de acordo com a necessidade do evento
MATERIAL AOS PARTICIPANTES
• crachás de identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.
|
|
